Projekt · Was wir gebaut haben

Automatisierte Rechnungsverarbeitung mit Salesforce

Mehr als 5.000 Rechnungen täglich automatisch von Outlook zu Salesforce Financial Force

Ausgangslage und Lösung

Die Herausforderung

Täglich kamen mehr als 5.000 E-Rechnungen aus verschiedenen Regionen, und jede musste von Hand erfasst werden. Für Finanzanalysen blieb dem Finanzteam keine Zeit.

Unsere Lösung

Durchgängig automatisiert von Outlook über SharePoint bis Salesforce Financial Force: Texterkennung, Zuordnung nach Region und direkte Übergabe ans ERP.

Finanzteam konzentriert sich auf strategische Analysen und Optimierungen
Wertvollere Aufgaben statt manueller Dateneingabe
Weniger Nacharbeit durch automatische Prüfungen
Durchlaufzeit bis zur Buchung von 48 auf 3 Stunden reduziert
Automatische Compliance-Prüfung bei jeder Rechnung

Der Ablauf, Schritt für Schritt

Die Zeichnung spielt einen typischen Durchlauf nach: von der Aufnahme über die Verarbeitung bis zur Übergabe an die Zielsysteme. Sie zeigt den Aufbau der ausgelieferten Anlage. Auf dieser Seite läuft nichts: es ist eine Zeichnung, keine Ansicht des laufenden Betriebs.

Die Zeichnung ist breiter als der Bildschirm: seitlich wischen.

Im Labor erfasst ein Versuchsstand einen Beleg Feld für Feld. Feste Regeln prüfen jedes Feld, und nur was besteht, geht ohne Blick in die Ablage.

Belegerfassung im Labor ausprobieren

Was die Lösung kann

Die wichtigsten Bausteine im Überblick

Automatischer E-Mail-Eingang

Direkte Outlook-Anbindung für automatischen Rechnungsempfang und Vorsortierung in Unterordner.

Regionale Klassifizierung

Jede Rechnung wird ihrer Region zugeordnet (DE, EU, RL, MW, NO) und nach den Vorgaben dieser Region weitergeleitet.

Texterkennung mit 98 % Genauigkeit

Texterkennung für gescannte Rechnungen und PDF-Dokumente, die Felder automatisch ausliest.

Anbindung an Salesforce

Die Daten gehen direkt an Financial Force, ohne Abtippen.

Archiv in SharePoint

Jedes Dokument wird mit Prüfpfad abgelegt und so aufbewahrt, wie es die Aufbewahrungspflichten verlangen.

E-Rechnungen erzeugen

Aus PDF und Bilddateien entstehen strukturierte E-Rechnungen im XML-Format.

Eingesetzte Technik

Plattformen, Dienste und Werkzeuge in diesem Projekt

Microsoft Outlook APISharePoint OnlineAzure OCR ServicesPython FastAPISalesforce Financial ForceApache KafkaPostgreSQLDocker/Kubernetes

Ein vergleichbarer Prozess in Ihrem Haus?

Wir prüfen in einem kurzen Readiness-Check, ob und wie sich Ihr Use Case umsetzen lässt, mit klar abgegrenztem Scope.

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